Excel顧客管理と地図を併用するには

Excelを残すと運用しやすいケース

• 独自の計算式や集計表が、毎日の業務に必要。
• 更新する人が決まっていて、ファイルの版が混在しない。
• 訪問先の地図は週次・月次で確認できればよい。

この場合はExcelで情報を整え、CSVとして地図へ取り込む方法が選べます。地図を編集する人と、Excelを更新する人を分けるなら、変更の依頼先も決めておきます。

併用するなら、最低限の列とルールを決める

活動履歴を「最新メモ」のセルへ毎回上書きすると、前回以前の経緯が失われます。履歴を残す場合は、顧客一覧とは別に、顧客ID・実施日・接触方法・内容を記録する表を用意します。

地図を更新するときの手順

1. Excelの元データを保存し、変更した行を確認する。
2. 地図用のCSVを書き出す。不要な個人情報は含めない。
3. 追加・置換・一致項目の更新のうち、目的に合った方法を選ぶ。
4. 更新した顧客を開き、住所と担当者を見比べる。
5. 更新日と担当者を記録する。

Googleマイマップを利用する場合の操作は、CSV取り込みと再インポートの手順で解説しています。

地図型CRMへの移行を考えるサイン

「帰社するまでメモが更新されない」「他の担当者の最新ファイルが分からない」「次回対応日で毎朝並べ替える作業が負担」になっているなら、表の列を増やすだけでは解決しにくいかもしれません。

地図型CRMでは、顧客ごとに場所・履歴・予定を確認できます。ただし、Excelの自由な集計をすべて再現できるとは限りません。残したい帳票と、現場で減らしたい作業を書き出してから比べましょう。

全面移行の前に、1週間の小さな試行

これは導入効果を保証する期間ではなく、日々の作業を確かめるための進め方の例です。よく訪問する顧客だけをコピーし、準備・訪問・記録・次回対応の一巡を試します。

• 訪問前に、必要な情報を見つけられたか。
• 現場で記録しやすく、帰社後の転記を減らせたか。
• 予定の変更や担当者への共有で困らなかったか。
• 必要なデータを書き出して、元の集計に戻せるか。

GoSulを試す場合は、Excel・顧客リストの地図化から形式と操作を確認できます。個人利用は30件まで無料なので、現在の表を保持したまま、小さな範囲で使い方を確かめられます。

よくある質問