顧客管理をExcelで続ける「3つのリスク」｜データ消失・属人化の恐怖
「顧客管理？うちはExcelで十分だよ」
そう考えている経営者や営業マネージャーの方は少なくありません。
確かにExcelは便利で、誰でも使えます。しかし、企業の大切な資産である「顧客データ」を管理する場所として、Excelは本当に安全でしょうか？
この記事では、多くの企業が直面しているExcel管理に潜む3つの重大なリスクと、安全な管理体制への移行について解説します。
目次
前提として、Excelは「表計算ソフト」であり、「データベース」ではありません。
リスク①：データ消失・先祖返り
共有フォルダにあるExcelファイル。「誰かが開いていて編集できない」「保存したら他の人の更新が消えた（先祖返り）」といった経験はありませんか？
さらに恐ろしいのは、誤操作によるデータ削除です。行ごと削除して上書き保存してしまえば、バックアップを取っていない限り復元は困難です。
リスク②：個人情報漏洩
Excelファイルは簡単にコピーでき、メールに添付できてしまいます。これは利便性であると同時に、セキュリティ上の致命的な欠陥でもあります。
よくある事故
- 担当者が個人PCに無断でコピーし、紛失・流出
- メールの宛先を間違えて、顧客リストごと社外に送信
- パスワードをかけ忘れ、誰でも閲覧可能な状態に
リスク③：属人化（ブラックボックス化）
「このマクロはAさんしか触れない」「関数が複雑すぎて、誰も修正できない」
Excelでの管理が長引くほど、ファイルは肥大化・複雑化し、特定の担当者に依存するようになります。その担当者が退職した瞬間、顧客データは誰も扱えない「ブラックボックス」と化します。
結論：顧客データは「クラウド」で守る時代へ
これらのリスクを回避するために推奨されるのが、クラウド型の管理ツール（SaaS CRM）への移行です。
| 比較項目 | Excel管理 | SulSul (クラウド) |
|---|---|---|
| データ保全 | 手動バックアップ必須 紛失リスク大 |
自動バックアップ クラウドで安全保管 |
| 同時編集 | 不可（競合する） | 複数人で同時に 閲覧・編集可能 |
| セキュリティ | ファイルパスワードのみ 持ち出し容易 |
SSL暗号化通信 アカウント権限管理 |
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